Yhdistyksen vuosikokous 25.5.2020

Suomen bibliodraamayhdistys

sääntömääräinen vuosikokous 2020

pöytäkirja

aika:             maanantaina 25.5.2020 klo 16.34-18.05

paikka:         Helsingin Seuratupa, os. Salomonkatu 17 D, 2. krs.(Kampin Autotalo).

läsnäolijat:

Mari Kaarlenkaski, kokouksen puheenjohtaja kohdasta 4 alkaen

Leena Väyrynen-Si, hallituksen pj., kokouksen toinen sihteeri

Anne Blomqvist, hallituksen jäsen, ääntenlaskija

etäyhteydellä:

Vappu Nieminen, pöytäkirjantarkastaja

Liisi Kärkkäinen

Kimmo Hurri

Eeva Pouke

Mika Lahtinen

Satu Reinikainen

Sirpa Juola, pöytäkirjantarkastaja

Gunborg Lindqvist, hallituksen varapuheenjohtaja

Hannele Lund, hallituksen sihteeri, kokouksen toinen sihteeri

Katinka Käyhkö, rahastonhoitaja, ääntenlaskija

  1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja luki sunnuntain psalmista 27 sekä rukouksen sekä avasi kokouksen klo 16.34.

  1. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Kokouksen puheenjohtajaksi Mari Kaarlenkaski, sihteereinä toimivat Hannele Lund ja Leena Väyrynen-Si. Pöytäkirjantarkastajiksi kutsuttiin Sirpa Juola ja Vappu Nieminen. Ääntenlaskijoina toimivat tarvittaessa Anne Blomqvist ja Katinka Käyhkö.

  1. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Alun perin kokous oli ilmoitettu pidettäväksi ma 30.3.2020. Kutsut lähetettiin sääntöjen mukaisesti kaksi viikkoa ennen kokousta 14.2.2020. Pandemiarajoitusten tultua voimaan 12.3.2020 kokous siirrettiin pidettäväksi 25.5.2020. Sääntöjen mukaan kokous on pidettävä tammi-toukokuun aikana. Ilmoitus siirtämisestä lähetettiin 13.3.2020. Kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on yksi hallitukseen kuulumaton yhdistyksen jäsen.

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

  1. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Hyväksyttiin.

  1. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus 2019 ja toiminnantarkastajan lausunto (liite 1-3)
  2. Hallituksen puheenjohtaja esitteli vuosikertomuksen 2019.
  3. Rahastonhoitaja esitteli tilinpäätöksen 2019.
  4. Kokouksen puheenjohtaja luki toiminnantarkastajan lausunnon. Lausunnon pohjalta käytiin keskustelu.

Rahastonhoitaja kertoi saaneensa palkkion takautuvasti vuodelta 2019 kuluvan vuoden puolella.

Esitettiin kysymys, voisiko tilitoimistolle siirtää enemmän tehtäviä. Periaatteessa se on mahdollista, mutta se vaatii edelleen yhdistyksen omaa tarkastamista ja asioiden kirjaamista.

Keskusteltiin rahastonhoitajan työtaakan keventämisestä osa-aikaisen toiminnanjohtajan palkkaamisen kautta. Asiaan liittyen ei ole tehty tarkempia suunnitelmia, sillä yhdistyksen talouden pohja ei ole sellaiseen riittävän vakaa. Yhdistyksen rahat tulevat pääosin hankerahoituksesta ja kolehtivaroista, joita ei voi käyttää tämäntyyppiseen henkilöstön palkkaukseen.

  1. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

Vahvistettiin tilinpäätös ja myönnettiin vastuuvapaus hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.  

  1. Vahvistetaan päivitetty toimintasuunnitelma 2020 ja toimintasuunnitelma 2021, tulo- ja menoarvio 2020-2021 sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet (liitteet 4-6)
  2. Liikkuvuushanke ”Eteenpäin moninaisuudessa” piti alun perin päättyä 18.6.2021, mutta sille saatiin 12 kk jatkoaikaa pandemiasta aiheutuneista kurssien ja lentoliikenteen peruuntumisesta. Hanke päättyy siis 18.6.2022. Peruuntuneita liikkuvuuksia ja kursseja voidaan siis korvata tällä ajalla toisilla liikkuvuuksilla.  
  3. Hallitus esittää liittymis- ja jäsenmaksujen säilyttämistä ennallaan: liittymismaksu (kertamaksu) 10 € sekä vuosittainen jäsenmaksu työelämäjäseniltä 25 € ja muilta 15 € (opiskelijat, työttömät, eläkeläiset).
  4. Vuosikokous vahvisti toimintasuunnitelmat 2020-21 tulo- ja menoarvion pandemian aiheuttamin muutoksin sekä jäsen- ja liittymismaksujen suuruudet esityksen mukaan.
  1. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  2. Ehdokkaita oli pyydetty ilmoittautumaan 22.5.2020 mennessä. Ilmoittautuneita tuli seuraavasti:

puheenjohtajaksi Leena Väyrynen-Si;

hallituksen jäseniksi Gunborg Lindqvist, Anne Blomqvist, Hannele Lund, Eeva Pouke sekä varajäseniksi Pauliina Hatakka ja Satu Reinikainen.

Kokouksessa ei esitetty muita ehdokkaita.

  • Puheenjohtajaksi valiittiin Leena Väyrynen-Si Helsingistä.
  • Hallituksen jäseniksi valittiin Gunborg Lindqvist, Esbo (Vasa, ruots.), Anne Blomqvist Järvenpäästä, Hannele Lund Turusta, Eeva Pouke Oulusta sekä varajäseniksi Pauliina Hatakka Lahdesta ja Satu Reinikainen Nokialta/Hämeenlinnasta (Seurakuntaopiston edustajana).
  1. Valitaan yksi toiminnantarkastaja ja hänelle varatoiminnantarkastaja(t)

Valittiin Suoma Korkalainen, varatoiminnantarkastajaksi Vappu Nieminen.

  1. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Ei ollut.

  1. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.05.

Allekirjoitukset

Järvenpäässä __.__.2020                                                        

Mari Kaarlenkaski                                                                   Leena Väyrynen-Si

vuosikokouksen puheenjohtaja                                               vuosikokouksen sihteeri

Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeellisuuden.

Helsingissä ___.___.2020                                                       Espoossa ___.___.2020

Sirpa Juola                                                                              Vappu Nieminen